PR・広報にとってメディアリレーションズは重要な業務の１つ。メディアとの折衝を行っていく上でリストの作成は外せません。プレスリリースを配信するにしても、直接メディアと折衝するにしてもメディアリストは必要です。
本記事では、どう作ればいいのかわからない？どこから連絡先を知るの？など、気になるメディアリストの作り方について解説します。
メディアリストとは？
メディアリストは営業で言う営業リストのメディア版です。メディアと折衝・交渉を進めていくために、TV・新聞・雑誌・Web、各専門媒体といったメディアの連絡先を管理するリストです。
メディアとの折衝方法は多岐にわたります。例えばプレスリリースやニュースレターを配信したり、記者会見への呼び込みをしたり、直接興味を持ってくれそうなメディアに折衝することも。こういったメディアリレーションズを構築する土台を作るために作成します。メディアとの折衝・交渉を進めていくために、漏れなく情報を載せておく必要があります。下記のような情報が盛り込まれていれば良いでしょう。
- メディア概要：媒体カテゴリ、会社名、媒体名、企画・コーナー、URL
- 担当者情報：部署、役職、担当者名、都合の良い時間
- 連絡先情報：TEL 携帯 メール FAX 問い合わせURL
- 余裕があれば入れておきたい情報：求めている情報・担当領域、過去のやりとり
コピペでエクセルやスプレッドシートに貼り付けて活用してみてください。
メディアリストの作り方
メディアリストの作成イメージがついたところで実際にメディアリストを作っていきましょう。
ステップ１：メディアをピックアップする
まずはどんなメディアにアプローチするのかを考えます。何を目的に、どんな効果を期待してメディアと折衝していくのかを整理します。メディアは大きく分けて、総合的な情報を扱う媒体と専門的な情報を扱う媒体の２種類ですので、ここを意識して自社がアプローチすべきメディアを考えていきましょう。
まだまだどんな媒体があるかわからない方は、日本パブリックリレーションズ協会発行の「広報・マスコミハンドブック」や、宣伝会議発行「マスコミ電話帳」を活用すると、どんなメディアが世の中にあるのかを網羅的に掴むことができておすすめです。
総合的な情報を扱う媒体
テレビや新聞などビジネスや生活など幅広く取り扱うメディアです。
テレビであればバラエティ番組、新聞でも企画によって特徴がありますが、情報番組やニュース番組などより広く情報を扱う媒体であれば、社会的なトレンドなどに合わせて取り上げてもらえる機会があります。候補メディアとしてリストに入れておくのが良いでしょう。
専門的な情報を扱う媒体
取り扱う情報・取り扱わない情報が明確なメディアです。
ビジネスを取り扱うメディアから、◯◯業界の情報のみを扱うメディアまで専門性の深さが異なりますが、自社の特徴や発信したい（認知されたい）情報と親和性の高いメディアをピックアップしていきます。
ステップ２：メディアの連絡先を知る
過去の取材実績を元にリストを作ることも可能ですが、折衝実績のないメディアとの交渉のためには連絡先を知る必要があります。メディアの選定が終わったら、連絡先を集めていきましょう。連絡先を取得する方法が複数あるので、下記で紹介していきます。
まとまっているリストを活用する
前述した日本パブリックリレーションズ協会発行の「広報・マスコミハンドブック」や、宣伝会議発行「マスコミ電話帳」にはメディアの連絡先が網羅的に掲載されています。手っ取り早く情報を取得するには、これらを活用するのが良いでしょう。
ただし、掲載されている情報は企業の代表電話であることが少なくありません。各媒体にアプローチするためには代表電話から連絡先を確認する必要があります。個別でメディアに折衝する場合は必ず必要な作業です。この労力を惜しまずに連絡してみてください。
メディアのサイトから探す
個別でメディアのサイトを調べるのも１つの方法です。
FAXや電話での情報募集ではなく、オンライン上での情報募集を進めるメディアも増加しています。情報収集を目的としたフォームや、プレスリリース受け入れのメールアドレスを掲載している企業もありますし、見つからない場合はお問い合わせフォームから直接連絡してみるのも良いでしょう。例えば下記メディアはこの方法で確認することができます。
ステップ３：情報を更新する
メディアリストを作成したら実際にアプローチしてみてください。アプローチをすることで、担当者が誰なのかが分かったり、新たな連絡先を知るきっかけになります。常に最新の情報を蓄積しましょう。
担当者を知る上で、それぞれの媒体にどんな役割の関与者がいるのかイメージして折衝してみてください。広報会議の記事「総勢220人、「めざましテレビ」生放送を支える会議と共有のしくみ」では、めざましテレビの制作スタッフを下記のように紹介しています。ディレクターに相談した方が良いのか、プロデューサーの方が良いのか、コーナーを担当している方への相談が良いのか、横断して担当しているディレクターが良いのか…自身の取り上げてもらいたい内容からピックアップすると良いでしょう。
メディアリストはナマモノです、担当者の異動にともない窓口が変わることもありますし、メディアが新設されたり廃止されることもあります。定期的に見直し・更新をしてください。メディアリストの更新は意外とできていない企業が多いので、最新のメディアを把握し、アプローチするだけで差別化が可能です。
メディアを参照できるリスト
専門メディアをはじめ、メディアの一覧を抽出するのは骨が折れます。参考にカテゴリーごとのメディア一覧を作成していますので、活用してみてください。
コピペでエクセルやスプレッドシートに貼り付けることができるようになっています。
また、メディアリストの作成と合わせて、自社が関連する記者クラブも押さえておきましょう。一例として各地域の記者クラブをまとめていますので、こちらも参考にしてみてください。
情報をメディアに届けるには
メディアリストが完成したらメディアにアプローチをしていきましょう。
こちらから主体的にメディアとの関係構築を進める方法として、メディアキャラバン（メディアへ直接連絡をし自社の紹介をする活動）や、プレスリリースの配信、記者会見などのイベントの開催があります。
メディアに取り上げてもらうためにはニュースバリューが必要です。そのポイントは多岐に渡りますが、媒体ごとに求めるニュースバリューは異なります。マスメディアであれば、より広く消費者が気になるポイントを、専門媒体であれば、その業界やテーマの最新情報を求めていますので、媒体ごとに切り口を変えて折衝する必要があります。
プレスリリースについて詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。
